一封营销邮件的必备内容(邮件营销的注意事项)

文 | 林凡,17年世界500强工作经验,10年数字营销领域专家。职场必备PPT写作技巧案例、工作方法论无保留分享

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职场中写好一封邮件有多重要?!你写的邮件会成为你的标签,会为你赢得尊重。

反之,有一些同学一开始意识不到这些问题,发邮件的时候标题很随意,邮件格式也不对,签名不规范,这样始终是会吃亏的。

最近给员工培训了《职场邮件写作技巧》,确实有帮助,也分享给大家,欢迎大家收藏转发

一封营销邮件的必备内容(邮件营销的注意事项)


首先,试着回答以下问题:

  • 哪些时候需要发邮件?
  • 发送邮件有什么固定格式?
  • 哪些要“注意”?
  • 哪些要“避雷”?
一封营销邮件的必备内容(邮件营销的注意事项)

带着这些问题,为大家总结了邮件的使用场景邮件格式8个注意事项6个禁区

一封营销邮件的必备内容(邮件营销的注意事项)


邮件使用场景

工作邮件有4个功能:

  • 确认:通过口头、电话、会议交流形成的结论,一定要通过邮件确认;
  • 需求:向相关同事提出项目需求,尽量把细节处理得简单明了或可量化;
  • 反馈:收到需求邮件应尽快反馈确认收到需求,并说明相应的工作计划;
  • 通知:公司公告、假期安排、会议通知、培训通知等,这些一般都无需回复;

X 复杂的事情、有争议的事情是不适合发送邮件的。

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邮件格式

进入到正式写邮件的环节,一封邮件分成收件人、标题、正文附件四个部分:

一封营销邮件的必备内容(邮件营销的注意事项)

1. 收件人

包括主送人、抄送人、密送人。主送人是直接相关人员;抄送人只需知情;密送人不会出现在邮件列表中。

在排序上,其他部门优先,职级越高,排序越前;跨部门的邮件需要抄送自己的直属领导。

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2.主题

1个邮件1个主题,写明核心事项,长度适中,简明扼要,让收件人看一眼就能决定这封邮件,我要不要点开。如果主题不清晰,会导致查阅困难。

一封营销邮件的必备内容(邮件营销的注意事项)

3.正文

正文分成三个段落:

1) 问候

公司内部可以用“花名”,上级可用“领导”,外部公司可以使用其在公司使用的名字。

2) 正文-PAE法则

Purpose每一封邮件都需要有且仅有1个项目、任务或者需求;

Action:明确动作和时间;

Ending:下图有几个表达可以参考。

3) 结尾

结尾要用好自己的签名,如果你还没有一个完整的签名,可以参考同事的,直接抄作业。

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4.附件

附件命名要规范,并在正文中提醒查看,如果是特殊格式还需要说明打开方式。另外,如果附件超过4个,那建议用压缩文件的形式,机密文件要记得用PDF。

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邮件的8个注意事项

为大家归纳了4个格式上的注意事项,和4个礼仪上的注意事项,掌握这几点,你的邮件看上去就非常专业了。因为有字数限制,这里就不展开讲了~

一封营销邮件的必备内容(邮件营销的注意事项)


邮件的6个禁区

  • 不要用过多的粗体去强调,当你强调过多的时候会让收件人觉得你情绪有问题;
  • 红字牢记不要用于人名(千万牢记!!)
  • 邮件中慎用问号、感叹号或表情
  • 需要回复的人,放抄件人,需要回复的人放主送人;
  • 不要放过大的附件,附件过大导致邮件被拦截;
  • 不要就同一个问题多次回复讨论,不要盖高楼,如果同一问题交流回复超过3次,建议通过电话等方式沟通,邮件已经不是最好的交流方式。
一封营销邮件的必备内容(邮件营销的注意事项)


最后,无论是当面交流,还是邮件沟通,我们还是时时刻刻讲究礼仪。

这里也分享一下我非常喜欢,并且在身体力行的四句话,与大家共勉。

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